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[走进档案]档案基础知识介绍

来源:网信中心 时间:2020-06-11 作者:档案科 编辑:田奕姗

编者按:水文局档案是指长江委水文局所属各勘测局、部门及个人在从事水文测验、水环境监测、测绘、水文气象预报、水文水资源分析与开发、网络信息建设等工作中形成的,具有保存价值和历史查考凭证作用的纸质文件、电子文件、声像资料等不同形式的历史记录。档案工作是水文工作的重要组成部分,一直以来都得到了水文局各级领导的高度重视,在长江委的统一部署、水文局的统筹安排下,水文局局机关和二级单位全部通过了水利档案规范化管理评估,并成为了全委首家档案规范化管理评估定级全覆盖的单位,这也是全局档案生成者、档案工作者相互配合、积极合作的产物。今年6月9日恰逢第13个国际档案日,为进一步提高干部职工的档案意识,更好发挥档案在长江水文事业发展及各项生产、科研任务中的服务作用,从今天起,湖北省水文水资源局特开设[走进档案]专栏,为大家宣传档案知识,揭开水文档案管理工作的面纱,敬请关注。

今天为大家推送档案基础知识介绍。


档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

一个机关、团体、部队、企业、学校的全部档案反映着这一单位的一切工作活动,档案是这一切工作活动的真实历史纪录,原始记录性是档案的本质属性。

档案与文件、资料的区别

档案与文件的联系与区别

档案与文件之间有着密不可分的联系。档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。文件是档案的前身,档案是文件的最终归宿。

档案与资料的联系与区别

档案和资料都是知识与信息的载体,都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件,都能够为生产、工作或科学研究等服务,并在一定条件下两者可以相互转化。

两者的区别在于:

两者的本质属性不同。档案检具原始性和记录性两大特征;而资料的本质属性是知识性;

两者产生的主题和来源不同。档案是其形成者在工作、生产和科研等活动中形成的,能够反映一个单位的自身活动并具有保存价值的原始记录;而资料可包括出版物、科技材料等,一般都是通过外部搜集、购买等途径而获得的,它的来源可以是多方面的。

两者的作用不同。档案是本单位活动的直接记录,因此它具有历史的查考作用和凭证作用,是具有法律效力的;而资料一般则是供人们工作、学习参考的,对本单位的活动不具有任何凭证作用和法律效力。

两者的管理方式不同。各类应归档的文件材料在归档后,由档案部门将其作为单位的固定资产进行管理,能够保证其安全保管和有效利用;而资料长期散存在个人手中,安全性无法保障,并且能够随意被处置,这就必然会有意无意地造成档案的损失。因此各类应归档的文件材料需要及时按时按规定地移交给档案部门,才能最大限度地保证应归档文件材料的安全。

档案在我国的发展历程

我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫作“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,现统一称作“档案”。 档案在我国的发展历程,大致经历了甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、新载体档案等阶段。

甲骨档案

以甲骨为载体的甲骨档案以甲骨作为原始记录载体是我国现存的最早的有文字记录的档案。主要产生于商代后期的占卜活动中,多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹。甲,主要是指龟腹甲或背甲;骨,主要是指兽骨(如牛肩骨)。内容广涉当时社会的阶级与国家状况、农业生产、思想文化等各方面。这种档案载体材料特殊,所以保存年代久远。

金石档案

金石档案也称钟鼎文。一般是指冶铸在青铜器上的文字。到西周,我国的青铜技术进入了繁盛时期,青铜器质地坚固, 易于长久保存,故统治者凡有大事记载,便铸器铭文,以青铜器作为载体逐渐取代甲骨。金石档案的内容包括纪念先祖、记述战功、册命赏赐、誓盟订约等多方面。

简牍档案

简牍档案,指中国古代以经过整治的竹、木为记录载体的文献。“简”是用竹、木削成的长条;“牍”是用木间或用竹剖成的板片;上面的文字是用毛笔书写的。在中国古代历经春秋战国、秦汉,直至东晋末年,这1000多年间,大凡皇帝颁发的诏书、律令,官府形成的册籍、名簿、表报,以及民间的契约、书信等都记载于简牍之上。

缣帛档案

缣帛作为书写载体材料最早出现于战国时期,中国是丝绸的故乡,丝织技术的发展促进了缣帛档案的产生。到了秦代,使用更为广泛。缣帛具有质地坚韧轻柔的特点,以缣帛为载体的档案具有便于携带和保管等优点,但是由于其价格十分昂贵,一般人根本消费不去,所以未能普遍使用。到魏晋南北朝,随着纸张的发明和广泛使用,缣帛的使用量骤减。但是,封建朝廷的一些重要文书仍然用缣帛来书写。

纸张档案

纸张是中国古代四大发明之一,纸张的发明和造纸术的改进,给中国乃至全世界的档案载体的变化带来的一次巨大革命。纸的发明使文字的使用变得简便易行,它改变了简牍档案笨重不易书写、缣帛昂贵的局面,到了三四世纪,基本取代缣帛,成为了国家主要的书写材料一直使用至今。

新载体档案

新载体档案主要包括声像档案、磁性材料档案、电子档案等。它们是随着工业社会的发展、计算机和网络技术的进步而逐步出现的。其中,20世纪中期以后,电子档案的产生,是档案领域最剧烈的一次变革,它作为现代信息技术的产物,直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

我国档案工作的发展

起源于秦汉时期:对公文的使用范围进行了明确的划分,公文种类包括“秦”、诏 制,设立了特定的官职负责文书、档案的工作。

汉朝:出现了“章”、“表”、“策书”等新文种,在长安城建有藏书的石室,作为中央档案典籍库,就叫兰台,这也是我国最早的国家档案馆。当时还设立了兰台令史来管理档案,后来的档案工作也称之为兰台工作。

唐宋时期:隋唐时期形成了三省共管制度,由中书制定命令、门下对其进行审议、尚书进行执行落实;宋朝在中央、各部门以及各地都设立了专门贮存文书档案的文书库。

明朝:文书管理机构更加完善,对分工进行了明确划分,并对文书的书写、办理、机密文件的处理、收发文、档案保管等都进行了明确的机构分工。明嘉靖十三年,采用“石室金匾”的设计保管理念,修建了皇史宬(chéng),这是一个专门保存皇家档案的库房。

清代:沿袭了明朝的档案管理制度,但对文书格式要求、办理程序、保密制度、档案的接受利用等作出了更细致的规定。雍正时期成立“军机处”,负责拟定或办理皇帝的谕旨或批奏。

近代:辛亥革命之后,开始了对明清文书档案管理工作的改革,明确区别了“文书”和“档案”的概念;国民党政府时期,兴建了一批专门的档案机构,负责保管各级机关档案,出台了《档案室办事规则》来规范档案工作。

现代:新中国成立之初,党和国家对档案工作进一步加强了改革力度,1952年颁布了新中国成立后第一个全国性的公文法规——《公文处理暂行办法》;1954年在第一次全国会议上,通过了《中国共产党文书处理和档案工作暂行条例》,同年十月,成立了国家档案局。标志着我国档案工作的发展进入了新的里程碑。

档案的类别划分

档案总概念下,分为许多具体档案概念,通常亦称档案种类划分。其依据和名称有:

根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等;

根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等;

根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等;

按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案;

按照记录信息方式一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。

在我国,最常见的划分方式为文书档案、 科学技术档案和专门档案 3大类别,然后再下分。我局也是采用的此种分类方法开展档案管理工作。

责任编辑:刘文艳
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